Tips voor benaderen en indienen

Tips voor benaderen van fondsen

1. Fondsen werven is netwerken. Het is belangrijk om goede contacten te onderhouden met de plaatselijke middenstand en het lokale bedrijfsleven. Nodig bijvoorbeeld mensen uit die kringen uit om zitting te nemen in uw plaatselijke comité van aanbeveling.
2. Iedereen houdt van aandacht. Zorg goed voor de mensen, bedrijven en instellingen die doneren. Nodig ze uit, hou ze op de hoogte, stuur ze een kerstkaart etc.
3. Zorg dat uw verhaal goed op papier staat. Maak een projectplan met een degelijke begroting zodat u geïnteresseerden kunt laten zien wat u van plan bent, wat het moet kosten en hoeveel u al binnen hebt.
4. Vraag om een onderhoud met de verantwoordelijke wethouder en geef hem of haar een presentatie van uw activiteiten. Leg hem of haar uit wat u met een gemeentelijke bijdrage zou kunnen bewerkstelligen. Leg daarbij de nadruk op het belang van de gemeente zelf. Inwoners van kleine gemeenten kunnen waarschijnlijk wel een afspraak arrangeren. Voor grotere gemeenten zal dat wat moeilijker gaan. Daar ligt het wellicht meer voor de hand om met de verantwoordelijke ambtenaar een afspraak te maken. Informeer naar hun subsidiebeleid en de voorwaarden voor vrijwilligersprojecten.
5. Als comité loopt u ook tegen kosten aan zoals: briefpapier, telefoonkosten, vervoer voor vrijwilligers, lunchpakketjes, iets aardigs voor de vrijwilligers enzovoorts. Voor al dit soort kosten kunt u ook lokale bedrijven en middenstanders vragen om een bijdrage. De boekhandel om de hoek vraagt u bijvoorbeeld voor het briefpapier, de bakker vraagt u om lekkere broodjes voor de lunch en het taxibedrijf vraagt u de vrijwilligers te vervoeren naar de diverse bestemmingen. Zorg dat u met een goede motivatie naar deze bedrijven toe stapt, samen met een duidelijke uitleg van uw project.

Tips voor indienen van aanvragen en verantwoording 

1. Het fondsenwervingproces loopt parallel aan het schrijven van het voorstel.
2. U moet uw subsidiegever goed kennen en goed geïnformeerd zijn over het beleid en de procedures die in het verleden door de subsidiegever zijn gesteund.
3. Identificeer de juiste persoon en stuur hem of haar een projectoutline.
4. Informeer of men de projectoutline ontvangen heeft en of alles duidelijk is. Vraag of u een afspraak kunt maken om verder over het voorstel te spreken en stuur desgevraagd nog wat achtergrondinformatie voorafgaand aan de afspraak.
5. Maak een lijst met gegevens, materialen, cijfers, tabellen, achtergrondinformatie en informatie over referenties die u moet meenemen naar het gesprek.
6. Zorg voor een goede voorbereiding; maak een overzicht van belangrijke zaken die u wilt bespreken.
7. Concentreer het gesprek op de resultaten van uw project.
8. Houd ook na het gesprek contact door het sturen van een briefje of eventuele toegezegde informatie.
9. Reageer alert als u hoort dat uw project is gefinancierd; stuur een bedankbriefje.
10. Onderhoud ook nu de relatie. Stuur eventuele nieuwsbrieven en houd uw gesprekspartner op de hoogte van uw project.

Tips om te voorkomen dat een conflict hele­maal uit de hand loopt.

1. Doe nooit uitspraken buiten het bestuursbeleid om.
2. Distantieer u nooit van het bestuurs­beleid.
3. Betrek het thuisfront niet bij bestuur­lijke zaken.
4. Laat de communicatie tussen bestuur en directeur altijd via de voorzitter van het bestuur lopen.
5. Vergader als bestuur regelmatig zon­der de directeur. Bespreek tijdens die vergaderingen het functioneren van de directeur, maar ook het functione­ren van het bestuur zelf.
6. Probeer conflicten te vermijden door in een vroeg stadium fouten in de organisatie te voorkomen of op te los­sen.
7. Schakel een externe bemiddelaar in bij conflicten tussen bestuursleden.
8. Benader het conflict altijd zakelijk