Houd motivatie en behoefte van vrijwilliger in het oog!
U heeft ze gevonden. Een nieuwe groep mensen die zich als vrijwilliger wil inzetten voor uw organisatie. Mensen die het leuk vinden om een activiteit te organiseren, maaltijden rond te brengen of zitting te nemen in uw bestuur. U heeft een gesprek met hen gevoerd, afspraken gemaakt en ze gaan vol enthousiasme aan de slag. Maar dan komt de vraag bij u op: hoe behoud ik deze vrijwilligers? Hoe zorg ik ervoor dat zij betrokken blijven en zich voor langere tijd willen inzetten voor mijn organisatie? Met andere woorden: wat heeft een vrijwilliger nodig om zich te binden aan uw organisatie? Mensen -en dus ook vrijwilligers - veranderen door de tijd heen. Hun persoonlijke situatie kan veranderen, waardoor zij minder of juist meer tijd beschikbaar hebben, of ze hebben nieuwe vaardigheden opgedaan die ze willen gebruiken in hun vrijwilligerswerk.
Sleutel
De sleutel tot het behoud van vrijwilligers is dat u ze blijft volgen. Vinden ze het werk nog leuk? Hebben ze behoefte aan een cursus of training? Zoeken ze een nieuwe uitdaging? Is de werksfeer prettig? Missen ze iets? Het motto is: houd de motivaties en behoeften van uw vrijwilligers in het vizier!
De volgende zeven vragen kunt u als leidraad gebruiken bij het behouden van uw vrijwilligers.
1. Ga ik goed om met de tijd en talenten van de vrijwilliger?
Vrijwilligers vinden het belangrijk dat hun beschikbare tijd zo effectief mogelijk wordt ingezet. En dat uw organisatie gebruik weet te maken van hun talenten en vaardigheden. U kunt hierop inspelen door een goede 'match' te maken tussen de kwaliteiten van de vrijwilliger en de werkzaamheden. En door te zorgen voor een goede coördinatie van het vrijwilligerswerk en efficiënte communicatie met de vrijwilligers. De meeste vrijwilligers willen liever niet elke week vergaderen als dat niet strikt noodzakelijk is. Zij lopen liever bij u binnen op het moment dat zij het nodig vinden. Ook eventueel benodigde opleiding of cursussen kunt u het beste op maat aanbieden. Sluit zoveel mogelijk aan bij de mogelijkheden van de vrijwilligers en spring zuinig om met hun vaak kostbare tijd!
2. Krijgt de vrijwilliger de juiste informatie?
Vrijwilligers hebben informatie nodig om hun werk te kunnen doen. Dat moet niet te veel informatie, maar zeker ook niet te weinig zijn. Stel, een vrijwilliger komt voor een specifieke klus - bijvoorbeeld het onderhoud van de tuin van een verzorgingstehuis. Hij hoeft dan niet alles te weten over welke regels er gelden voor de omgang met de bewoners. Een vrijwilliger die als gastvrouw in datzelfde verzorgingstehuis actief wordt, wil juist wél over dit soort informatie beschikken. En een bestuursvrijwilliger heeft weer behoefte aan informatie over het organisatiebeleid en de jaarplannen. Stem daarom het type informatie af op de taken en wensen van de vrijwilliger (zie kader).
3. Zijn het werk en de organisatie nog interessant genoeg voor de vrijwilliger?
Mensen hebben zo hun strikt persoonlijke redenen en motieven om actief te worden als vrijwilliger. Het kan zijn dat die motieven in de loop van de tijd veranderen. Iemand wil bijvoorbeeld in eerste instantie bij uw organisatie actief zijn om weer structuur in zijn leven te brengen. Na verloop van tijd kan de wens tot ontplooiing steeds belangrijker worden.
4. Vinger aan de pols
Houd daarom de vinger aan de pols en zorg ervoor dat u geregeld met een vrijwilliger spreekt over ervaringen en eventueel nieuwe wensen. Dit kan in de vorm van een halfjaarlijks voortgangsgesprek of door even stil te staan bij de afronding van een klus of project. Het belangrijkste is dat u op de hoogte blijft van de motivatie en de inzetbaarheid van de vrijwilliger.
Een handige en efficiënte manier om contact te houden met vrijwilligers is om bijvoorbeeld een kerstkaart te sturen met dank voor hun inzet in het afgelopen jaar. U kunt dan meteen vragen of u in het komende jaar weer een beroep op hen kunt doen. Of u kunt deze vrijwilligers informatie sturen over nieuwe plannen of projecten van de organisatie en hen meteen vragen of zij geïnteresseerd zijn om mee te doen.
5. Past de organisatie zich aan als de omstandigheden van vrijwilligers veranderen?
Behalve de motieven van vrijwilligers kunnen ook hun omstandigheden veranderen in de loop der tijd. Stel dat uw zeer gewaardeerde gastvrouw een kind krijgt of dat de penningmeester weer gaat studeren, maar wel graag het geld wil blijven tellen. Of één van de vrijwilligers wordt ziek en heeft de energie niet meer voor die vier halve dagen die u ooit met elkaar had afgesproken. Een groot probleem? Einde verhaal? Dat hoeft natuurlijk niet. U kunt immers meedenken in oplossingen: bijvoorbeeld door het takenpakket van de vrijwilliger aan te passen of door kinderopvang te regelen. Een beetje flexibele organisatie zorgt ervoor dat het penningmeesterschap een 'duobaan' wordt.
6. Is er ruimte voor de ambities van de vrijwilliger?
Welke vrijwilligerscarrière en persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden heeft uw organisatie te bieden? Zitten uw vrijwilligers 'voor eeuwig' vast op de functie waarop ze door u zijn aangenomen? Of staat u open voor hun mogelijke behoefte aan groei? Heeft u uw vrijwilligers een 'vrijwilligerscarrière' te bieden? Als u de tijd neemt om met uw vrijwilligers te praten over hun wensen, moet u natuurlijk wel zorgen dat daar iets mee gebeurt. Soms zult u op een betrekkelijk simpele manier kunnen zorgen voor meer werkplezier. U kunt bijvoorbeeld aan zijn/haar takenpakket nieuwe verantwoordelijkheden toevoegen of er juist een paar werkzaamheden vanaf halen.
7. Wat mist de vrijwilliger?
Het zit hem soms in kleine dingen, het gevoel ergens thuis te horen en plezier te hebben in het werk. Het kan daarom geen kwaad om van vrijwilligers te horen of ze misschien met kleine veranderingen een stuk gelukkiger zouden zijn. Als iemand iets 'mist', kan dat in allerlei dingen zitten. Denk aan de sfeer binnen de organisatie of het ontbreken van een postvakje. Sta er eens bij stil, en luister (dus) ook naar klachten.
8. Denkt de organisatie mee over 'the next step' van de vrijwilliger, ook als die elders wil gaan werken?
Het klinkt wat raar, een vrijwilligersorganisatie die nadenkt over wat ándere organisaties te bieden kunnen hebben. Maar dat is het niet. Het kan zijn dat de volgende stap van uw vrijwilliger het best gezet kan worden in een andere organisatie. Kunt u het opbrengen daarin mee te denken, voor uw vrijwilliger?
Typen informatie
Er zijn vier typen informatie:
Taakinformatie
Informatie over de taak, de werkzaamheden die de vrijwilliger verricht, over wie aanspreekpunt is en verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit type informatie staat vaak in de taakomschrijving.
Beheerinformatie
Informatie over werkprocedures en huisregels van de organisatie. Denk onder meer aan het opnemen van de telefoon, het gebruik van computers en andere apparatuur, de algemene huisstijl, sleutels en beveiliging, het omgaan met geld.
Beleidsinformatie
Informatie over beleidsontwikkelingen, veranderingen (fusies), de ledenvergadering of het inspraakorgaan van vrijwilligers. Vooral interessant voor bestuurders, kaderleden en vrijwilligers die langere tijd actief zijn.
Motiverende informatie
Informatie die een stimulerende werking heeft op vrijwilligers. Bijvoorbeeld de resultaten van de sponsorloop, de uitreiking van een vrijwilligersprijs, een blijk van waardering door de directeur, een bedankje van een cliënt, vermelding van het vrijwilligerswerk in het jaarverslag.
Een tevreden vrijwilliger telt voor twee!
Een tevreden vrijwilliger blijft langer actief. Maar hoe tevreden zijn uw vrijwilligers eigenlijk? Wat vinden zij van het werk? En van de begeleiding en samenwerking met beroepskrachten? Hoe tevreden zijn ze over de faciliteiten en de ontplooiingsmogelijkheden? En zijn ze van plan nog lang te blijven? Om hier meer inzicht in te krijgen heeft CIVIQ - in samenwerking met vrijwilligersorganisaties - het Vrijwilligers Tevredenheidsonderzoek (VTO) ontwikkeld, een digitaal vragenlijstonderzoek. Meer informatie op www.civiq.nl
Meer informatie:
Marie-Jose Vervest, senior adviseur bij CIVIQ, kennisinstituut vrijwillige inzet, tel. (030) 75090 00, www.civiq.nl.
Een vraag of reactie .....
bron: Bestuur Rendement mei 2005 |
